Memilih vendor perusahaan yang tepat dan sesuai adalah tahap pertama dalam proses pengadaan barang atau jasa untuk perusahaan. Kegiatan ini harus dijalankan dengan baik agar perusahaan bisa mendapatkan manfaat maksimal dan tidak ada kesalahan sehingga menyebabkan kerugian.
Vendor
Dalam bisnis, vendor adalah pelaku usaha yang menjadi jembatan antara produk dan konsumen. Vendor juga dapat disebut sebagai pihak ketiga di antara produsen dan konsumen. Vendor tidak hanya berhubungan dengan barang, tapi juga termasuk jasa.
Tips Memilih Vendor Perusahaan
Memilih vendor terbaik mampu memberikan keuntungan bagi perusahaan. Maka dari itu, pemilihan vendor menjadi hal yang amat penting dan perlu perhatian dari tim procurement. Berikut adalah tips memilih vendor yang tepat untuk perusahaan:
1. Mengecek Kredibilitas Vendor
Jangan buru-buru memilih vendor untuk perusahaan. Carilah informasi sebanyak-banyak mengenai vendor tersebut. Anda bisa melihat track record penjualan sebelumnya, lalu hubungi vendor untuk memastikannya. Pastikan vendor bisa dihubungi dengan mudah dan kredibilitasnya terbukti agar tidak terjadi masalah jika Anda memilih vendor tersebut.
2. Jangan Melihat Harga
Jangan hanya memilih vendor berdasarkan harga. Anda harus melihat kualitas layanan dan produk yang ditawarkan. Biasanya, meski harga tinggi tapi vendor menawarkan tambahan jasa perbaikan atau garansi.
3. Mengetahui Kebutuhan dalam Pencarian Vendor
Anda bisa menulis hal-hal yang pernah menjadi masalah pada vendor sebelumnya. Dari daftar itu, Anda bisa menentukan kualitas vendor seperti apa yang Anda cari. Setelah itu, Anda bisa menjadwalkan meeting dengan calon vendor agar lebih memahami apakah kebutuhan Anda bisa diakomodasi oleh vendor tersebut.
4. Mengecek Tingkat Risiko
Risiko memang tidak bisa dihindari, tapi bisa diminimalisir agar kerugian yang dialami tidak terlalu besar. Pertimbangkan bagaimana vendor mengelola risiko (manajemen risiko) untuk menjamin pasokan tetap baik dan konsisten.
5. Memastikan Kemampuan Teknis Vendor
Anda bisa bertanya untuk memastikan apakah vendor mengerti mengenai barang yang ditawarkan. Semakin paham teknis produk yang ditawarkan, maka kualitasnya semakin baik. Jangan lupa perhatikan jaminan mutu produk. Semakin terjamin, maka kualitas semakin baik.
6. Mengecek Kebijakan Refund dan Penukaran Barang
Anda harus mencari tahu kebijakan refund dan penukaran produk pada vendor tersebut. Proses refund atau penukaran biasa terjadi jika ada kesalahan dari vendor. Entah karena produk tak sesuai atau ada kecacatan lain. Jadi, sebaiknya Anda mempelajari hal tersebut agar bisa mencegah kerugian besar pada perusahaan.
7. Memperhatikan jangka waktu kerja sama
Tiap vendor pasti menawarkan persyaratan berdasarkan durasi kerja sama yang beda. Jika Anda membutuhkan vendor untuk jangka panjang, tanyakan apakah vendornya sudah terbiasa dengan kerja sama dalam jangka panjang atau tidak.
8. Pastikan Kemampuan Vendor
Sebelum memilih vendor, ada baiknya Anda memberikan informasi mengenai kebutuhan dari perusahaan. Banyak sekali terjadi seperti beberapa vendor mengatakan bahwa pihaknya sanggup menyelesaikan order yang dipesan. Hal tersebut justru malah kebalikannya. Pada akhirnya vendor justru tidak sanggup menyelesaikan pesanan yang diinginkan.
Perlu diingat bahwa Kemampuan setiap vendor tentu berbeda–beda. Bila dilihat dalam hal produksi dan distribusi misalnya, sudah memiliki perbedaan tersendiri. Dengan demikian, Anda harus lebih cermat memilih vendor yang mampu menyelesaikan pesanan dengan tepat waktu dan pastinya bisa bertanggung jawab.
9. Cek Kebijakan Soal Refund
Hal penting yang perlu diperhatikan adalah Anda perlu mempelajari bagaimana detail kebijakan pengembalian produk yang berlaku pada perusahaan tersebut. Seringkali terjadi proses pengembalian produk terjadi karena kesalahan dari vendor. Misalnya saja karena bahan atau barang yang dikirimkan tidak sesuai karena ada cacatnya.
Sebelum bertransaksi dan mencapai kesepakatan ada baiknya Anda wajib mengetahui kebijakan jika ada hal-hal yang tidak sesuai atau saat Anda ingin mengembalikan produk. Hal ini penting dilakukan guna mencegah kerugian besar terjadi di kemudian hari.
10. Pilih Vendor yang Mudah Dihubungi
Dalam vendor management system, semua hal harus diperhatikan dengan detail. Bahkan hal sepele seperti vendor harus mudah dihubungi. Anda bisa melakukan tes kecil mengenai hal ini. Cobalah untuk memesan barang dengan jumlah kecil. Cek seperti apa layanan yang diberikan dan secepat apa respon ketika dihubungi. Cari tahu juga bagaimana cara vendor menangani keluhan pelanggan. Hal ini untuk memastikan urusan Anda lancar kedepannya.
